AI(あい)あるクワダテ
「AIを自分たちの業務で、一体どう活用できるんだろう？」
「AIを使いこなすことで、私たちの仕事にどんな変化が訪れるのか？」
世の中でAIが当たり前になりつつある今、そんな疑問を抱いている方も多いのではないでしょうか。
この疑問に答えるため、ＦＣＥの社内メンバーのAI活用事情とその劇的な効果を、
「AI（あい）あるクワダテ」と称してご紹介していきます！
本企画が、みなさんの日々の業務を改善し、
今よりもっと次をよいものにしていくための「企て」のヒントになれば幸いです。
今回は、トレーニング・カンパニー事業本部の岡本さんにお話を伺いました！
毎月末に立ちはだかる、膨大でミスの許されない確認作業と計算業務。
「本当はもっと別の仕事に時間を使いたいのに……」という葛藤を抱えながら、
気合と根性で乗り切ってきたという方も多いはずです。
今回は、そんな泥臭い事務作業を「自ら手放す決断」をし、
AIとRPAを使って劇的な業務改革を起こした岡本さんの挑戦の裏側に迫ります。
顧客に向き合う時間を奪う「事務確認のルーティン」
—— 本日はよろしくお願いします。まずは、岡本さんが現在担当されている業務について教えていただけますか？
岡本さん： トレーニング・カンパニー事業本部という研修教育事業の部署で、セールスを担当しながら、並行して「Smart Boarding」の複数のOEMパートナー様のご支援をしています。
私たちが提供しているオンラインの研修プラットフォームをベースに、例えば建築業のパートナー様であれば、建築業専門のコンテンツを組み込んで自社のお客様（エンドユーザー様）に提供していただく、といったビジネス体系です。私はそのサービスの開発支援や、営業サポートなどをメインで行っています。
—— 非常に多岐にわたる業務ですね。今回、AIとRPAを組み合わせた業務改善をされたと伺いましたが、具体的にどのような作業が対象だったのでしょうか？
岡本さん： 毎月、パートナー様に対して「今月のエンドユーザー様は何社ですか？」と確認するルーティン業務です。実はこれが本当に大変で……。パートナー様によって契約社数が違うため、その数に応じて私たちにお支払いいただくフィー（料金）が変わります。そのため、正確な数を教えていただかないと、計上もできないし請求書も送れないんです。
—— 先方もお忙しいでしょうから、すんなり確認が進まないことも多そうですね。
岡本さん： そうなんです。パートナー様も通常業務でお忙しい中でのご確認になるため、どうしてもタイミングが合わず、何度かご連絡を重ねてしまうこともありました。
月末が近づくと、経理の担当者にも「すみません、このままだと月締めに間に合いません！」と平謝りしながら連絡を入れるような状態でした。
それに加えて、請求に関わる宛先の設定も大きな負担でした。企業様によってはメールのCCに7名ほど入ることもあり、毎月、宛先をコピー＆ペーストするだけの嵐のような時間がやってくるんです。「簡単だけど絶対にミスが許されない」というプレッシャーの中で、ひたすらコピー＆ペーストを繰り返すのは本当に苦痛でした。
本質的な顧客支援実現のため、すべての雑務を削減する決断
—— それは精神的にもかなりすり減る作業ですね。今回、その業務を「システムで改善しよう」と踏み出したきっかけは何だったのでしょうか？
岡本さん： 私が営業の数値を持ち始めるようになったことが一番大きなきっかけです。お客様の商材をどう売り出していくか、どうすればもっとビジネスが良くなるか。そういった本質的なお打ち合わせや、顧客支援のための時間ならいくらでも使いたいんです。でも、そのためには営業活動に専念する時間が必要になります。
—— 限られた時間の中で、本来やるべきことに注力したかったのですね。
岡本さん： はい。私たちが本当にお客様のために時間を使うべきなのは、本質的な顧客支援の領域です。だからこそ、契約書の処理や確認作業といった「社内業務」をいかに短くするか、いかにやらないようにするかが私の中での永遠のテーマになりました。
「営業も頑張りたいし、既存のお客様の支援も絶対に妥協したくない」。その両方を叶えるためには、自分がやらなくてもいい作業を徹底的に削減して、時間を創出するしかありません。思考が「どうやって気合で乗り切るか」から、「どうすればこの業務を手放せるか」に完全に変わった瞬間でした。
知識ゼロから挑んだAIとRPAの連携
—— そこから、具体的にどのようなアクションを起こしたのですか？
岡本さん： まず、各パートナー様のエンドユーザー数が、私たち側のシステムから一覧で見えるように開発チームに少しだけ改修をお願いしました。これで、わざわざ先方に「何社ですか？」と聞かなくても、こちらで数値を把握できる土台ができました。次に、その数値を元にした料金計算と、確認メールの作成をすべて自動化しました。
—— 計算の自動化は、Excelの関数などを使ったのでしょうか？
岡本さん： それが、パートナー企業様によって「1〜20IDまではいくら」「100〜300IDまではいくら」というように料金体系のパターンが複数あり、条件分岐がとても複雑なんです。私はシステムを作るのもExcelの関数を組むのも苦手なので、「もう関数を作るのすら面倒くさい！」となってしまって（笑）。
そこで活躍したのが、「AI OMNI AGENT」と、RPAツールの「ロボパットAI」の掛け合わせです。
—— 苦手意識がある中で、AIとRPAの連携を実装するのはハードルが高くありませんでしたか？
岡本さん： 実は私、どちらもほぼ初心者だったんです。でも、AI OMNI AGENTは会話するだけで「やりたいこと」を形にしてくれます。私が音声入力で「ちょっと違います、ここを直してください」と会話を続けるだけで、複雑な料金体系を学習し、計算式を組んでくれました。
最終的には、ロボパットAIがシステムから数値を引っ張ってきて、AI OMNI AGENTが料金を計算し、Outlookを立ち上げて全パートナー企業様分の宛先・CC・件名・本文までをすべて下書きに保存してくれる仕組みが完成しました。かかった時間は、動画学習を含めても数時間程度。本当にびっくりするほど簡単でした。
（画像）ロボパットAIとAI OMNI AGENTを活用した業務の流れ
つまり、ロボパットAIは「決まった画面操作やデータ取得・保存」を担い、AI OMNI AGENTは「条件に応じた判断・計算・文章生成」を担うことで、これまで人が行っていた確認・計算・メール作成の一連業務を自動化できるようになりました。
（画像）岡本さんが作成したAIエージェント画面
「しんどい」が「ワクワク」に変わる。AIが広げた新しい未来
—— まさに劇的な変化ですね。この仕組みを導入して、どのような効果がありましたか？
岡本さん： これから本格的に運用を始めていく段階ですが、毎月2〜3時間かかっていた連絡業務が約40分に短縮されそうです。作業時間の削減だけでも年間で見ると数十時間単位の削減になりますが、他にも、
「毎月電卓を叩いて行っていた計上の入力計算が自動化され、計算ミスがなくなった」
「お客様とのやりとりが円滑になり、納期遅れの回数が減った」
などの嬉しい効果が出ています。
そして何より、パートナー様にとっても「今月は何社ですか？」とゼロからお調べいただくより、こちらから数値を提示して「こちらで相違ないでしょうか？」とご確認いただく形のほうが、確認のお手間を大幅に省くことができますよね。 お互いにとって良い仕組みを作れたと感じています。
—— お互いにとってハッピーな状態を生み出せたのですね。最後に、今回のAI活用を経て、岡本さん自身の仕事に対する「マインドの変化」があれば教えてください。
岡本さん： 一番の変化は、私の仕事の未来が「めちゃくちゃ明るくなった」と実感できたことです。「これってめんどくさいけど、やらなくていいんだ」「システムを使えば、こんなに簡単に最善策が作れるんだ」という発見の連続でした。
今までずっと、理想はあっても「システム化なんてどうせ難しいし、時間もない」と諦めていました。でも、実際にやってみたら、自分の頭の中で「しんどい」と思っていた作業が、「あれもできるんじゃないか？」「こんなことも実現したら面白いんじゃないか？」という「ワクワク」に一気に変わったんです。
私にとって、このワクワクする気持ちを持てたことが、今回一番の幸せな収穫です。
—— AIとRPAの掛け合わせが、単なる時間削減にとどまらず、新しい挑戦への「ワクワク」に繋がっていることがひしひしと伝わってきました。本日は貴重なお話をありがとうございました！
岡本さん： ありがとうございました！
＼ＦＣＥ採用情報 一緒に働く仲間を募集中／
詳しくは採用サイトをご覧ください。
採用情報
https://fce-group.jp/8628/
▼カジュアル面談
https://fce-recruit.snar.jp/jobboard/detail.aspx?id=lxUusf0SYHJ4IIEFdthh7w
▼新卒採用＜総合職＞
https://fce-recruit.snar.jp/
ＦＣＥのセールスパーソンは「販売する」のみならず、
一気通貫で事業に携わっていただくコア人財を指します。
▼キャリア採用＜営業＞
DX推進コンサルティング事業
https://fce-recruit.snar.jp/jobboard/detail.aspx?id=LTYsOYV3Cp4
ＦＣＥではどんな人が働いているの？
気になった方は下記の記事もぜひご覧ください！
FaCE!本気で挑む、を
