みなさん、こんにちは！人財開発室の渡邉です！
先日執筆しました「FCE流！オンライン面接だからこそ気を付けるべき３つのポイント」
思っていたよりも「参考になりました」というありがたいお声をいただき、せっかくなので第2弾も書かせていただくことになりました！
今回のテーマは、企業へのメールの仕方です！最近友人・家族・アルバイト間でのコミュニケーションはLINEやSNSなどのチャット機能がメインツールになり、就職活動を始めて、急にメールを使うようになった！という学生さんが多いと耳にします。新卒採用担当として、どんなメールをくれたらありがたいか、逆にどんなメールだと困るのか、解説したいと思います！
こちらもあくまで「FCE流！」ですのであしからず。
チェックするべきポイントは大きく３つ！
１．あいさつ
２．要件は簡潔に！
３．送信するタイミング
では、ひとつずつ解説していきます。
１．あいさつ
メールのスタートは、あいさつからです。
これが基本です。基本スタートは「お世話になっております。」初めての連絡の時のみ「お世話になります。」です。どうしても「お世話になります。」という言葉に慣れず、使いずらい時は、「はじめまして。」とスタートしましょう。あいさつがないよりは、ずっと好印象です。そして、このスタートは、メールを何通やり取りしていても同じです。メールを何回かやりとりしたから、もう名前もわかっているだろうとあいさつを省略するのは、マナー違反。悪印象につながってしまいます…。
「お世話になっております。●●大学●年の●●●●と申します。」定型文に登録しても良いくらい、ビジネスマンのメールは、この文章でのスタートが基本です。
“当たり前じゃん…”とお思いの方もいるかもしれませんが、実際に何百人と学生とやりとりをしていると、名前がなく「誰…」となることもあるのです。「うっかり」もなくせるように定型文登録がおすすめです。
２．要件は簡潔に
あいさつを終えたら内容です。内容は簡潔に伝わるように工夫しましょう。簡潔に伝えるのに意識すると良い点は「結論から伝えること」
この例のように何を伝えたくて連絡したのが一目で分かるように結論から書きましょう。
・●月●日（●）●●:●●～開始の一次面接をキャンセルしたくご連絡差し上げました。
・一次面接の日程を調整させていただきたくご連絡差し上げました。
・一次面接内容についてお伺いしたいことがありご連絡差し上げました。
などなど。まずは、「結論を伝える」ことを意識してみてください。
よく目にするメールは「一次面接のキャンセルをしたくご連絡差し上げました。」というもの。これとっても惜しいのです！「●月●日（●）●●:●●～開始の」が人事にとってはとっても重要です。一次面接だけでも1日に3回開催していたりします！企業によって面接や説明会の設定数はまちまちですが、一発でどのフェーズの学生からの連絡か伝えられると好印象ですね！
３．送信タイミング
まず、企業からメールを受け返信する場合「24時間以内に返信」を一つの目安に返信しましょう。返信が早くて悪印象になることはありません。すぐに返信できないような内容だった場合も「●●までに検討し、ご返信させていただきます。」等いれられるととっても好印象！
返信も含め、学生から企業へメールする場合、その企業の就業時間内に送ることが好ましいです。
採用担当者がメンターとしてついてくれて、LINEなどで気軽に相談できる関係であれば別ですが、そうではない限り就業時間内に送ることがベストです。
“どうせ見てないんだからいつ送っても一緒じゃん”
たしかに夜中や明け方など、就業時間外にはメールを見ていないことがほとんどですが、メールはいつ送られてきたか残ります。あまりにも遅い時間だと、会社への連絡を後回しにしている＝志望度が高くないと思われかねません。最近は送信予約機能があるメールサービスもたくさんありますので、就業時間内＆24時間以内に返信できるよう工夫してみてください。
日程変更連絡例：
履歴書や提出物をメールで提出する場合：
参考になりましたでしょうか？
番外編
1年半人事をして、1000人を超える学生・求職者の方々とメールをしてきましたが、今でも覚えている方がいます。それは…必ず最後が労いの言葉で終わる方です。
「ご多忙と存じますが、お体にお気をつけてお過ごしください」
「いつも迅速にご対応くださり誠にありがとうございます」
「寒くなって参りましたので、どうぞご自愛くださいませ」
などなど。どれだけ短いメールのやり取りでも、何通メールをやり取りしようと必ず、感謝や労いの言葉で終えてくださる方がいらっしゃいました。メールをいただく度に温かい気持ちになり、今でもその方のことはよく覚えています。
FCEの場合、メールの仕方一つで不合格にすることは基本的にはないですが、メールのやり取りが好印象な方は、しっかり覚えています。好印象で記憶されて選考において不利に働くことは絶対にありませんので、少し手間でもメールの仕方を工夫してみてください。ありがたいと思ったことをちゃんと言葉にして伝えるだけでも印象は変わりますよね！
就活頑張っている皆様のお役に少しでも立てていればとってうれしいです。
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